Bàn giao ảnh cho khách doanh nghiệp: những gì cần thoả thuận trước
Khách doanh nghiệp khác khách cá nhân ở đâu
Chụp cho một đám cưới, bạn thường chỉ làm việc với một hoặc hai đầu mối — cô dâu, chú rể, hoặc gia đình. Với khách doanh nghiệp, có thể có nhiều bên liên quan cùng lúc: phòng nhân sự đặt lịch, phòng truyền thông muốn ảnh cho mạng xã hội, ban lãnh đạo cần ảnh cho báo cáo thường niên. Nếu không thống nhất rõ từ đầu, rất dễ xảy ra tình huống mỗi bên hiểu một kiểu về những gì bạn sẽ giao, khi nào giao, và giao bằng cách nào.
Những điểm nên thoả thuận trước khi chụp
1. Ai là đầu mối duy nhất phía khách hàng. Với công ty có nhiều phòng ban tham gia tổ chức, nên xác định rõ một người chịu trách nhiệm nhận link, xác nhận số lượng ảnh, và công bố cho toàn thể nhân viên — tránh tình trạng nhiều người cùng liên hệ bạn với những yêu cầu khác nhau.
2. Phạm vi sử dụng ảnh. Công ty cần ảnh cho mục đích gì — lưu nội bộ, đăng mạng xã hội công ty, hay dùng trong tài liệu quảng cáo, tuyển dụng? Phạm vi sử dụng ảnh hưởng tới nhiều quyết định khác, kể cả việc có cần đóng dấu thương hiệu công ty lên ảnh hay không.
3. Ảnh sạch hay có watermark nền tảng. Một số gói dịch vụ có gắn watermark quảng bá nền tảng lên ảnh tải về, một số gói cho ảnh sạch hoàn toàn. Nếu khách doanh nghiệp cần ảnh sạch để dùng cho mục đích chính thức, nên thống nhất trước xem gói bạn dùng có đáp ứng được không, tránh để khách bất ngờ khi nhận ảnh.
4. Thời điểm cần công bố cho nhân viên. Với hội nghị hay sự kiện công ty, nhiều khách hàng muốn nhân viên nhận được ảnh ngay trong ngày để đăng mạng xã hội trong khi sự kiện còn đang là chủ đề bàn tán. Nên thống nhất trước mốc thời gian này, vì nó ảnh hưởng tới cách bạn sắp xếp việc tải ảnh trong ngày. Có thể tham khảo thêm bài hội nghị công ty: trả ảnh trong ngày để nhân viên đăng mạng xã hội để lên kế hoạch cụ thể hơn.
5. Ai chịu trách nhiệm thông báo QR hoặc đường link cho nhân viên. Xác định rõ việc này thuộc về bạn hay phía công ty, tránh tình huống cả hai bên đều nghĩ bên kia sẽ làm, dẫn tới không ai thông báo cho nhân viên biết cách nhận ảnh.
6. Quyền sử dụng ảnh về sau. Công ty có được dùng lại ảnh cho các chiến dịch quảng cáo khác không, có cần ghi credit tên bạn khi đăng tải công khai không — những điều này nên ghi rõ trong hợp đồng thay vì để ngầm hiểu.
7. Yêu cầu về dữ liệu và quyền riêng tư. Một số công ty, đặc biệt trong lĩnh vực nhạy cảm về thông tin, có thể yêu cầu xoá dữ liệu ảnh sau một thời gian nhất định hoặc muốn biết rõ cách hệ thống xử lý dữ liệu khuôn mặt của nhân viên trước khi đồng ý triển khai. Nên chuẩn bị sẵn câu trả lời — xem thêm ở bài ảnh sự kiện và quyền riêng tư: điều ban tổ chức nên nói trước với khách để có cách giải thích rõ ràng.
Ghi rõ trong báo giá hoặc hợp đồng, không thoả thuận miệng
Với khách cá nhân, một vài trao đổi qua tin nhắn có thể đủ. Với khách doanh nghiệp, nên đưa những điểm trên vào báo giá hoặc hợp đồng bằng văn bản — vừa giúp cả hai bên có căn cứ rõ ràng nếu phát sinh hiểu lầm, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp khi làm việc với tổ chức có quy trình phê duyệt nội bộ.
Một tình huống thường gặp: nhiều phòng ban cùng muốn ảnh khác nhau
Hình dung một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty: phòng nhân sự muốn ảnh toàn thể nhân viên để lưu nội bộ, phòng truyền thông muốn một số ảnh đẹp nhất để đăng fanpage ngay trong ngày, còn ban lãnh đạo muốn một bộ ảnh trang trọng cho báo cáo thường niên cuối năm. Nếu không thống nhất trước, bạn có thể nhận được ba yêu cầu khác nhau vào ba thời điểm khác nhau sau sự kiện, mỗi yêu cầu lại đòi hỏi một cách xử lý riêng.
Cách xử lý gọn hơn là thống nhất ngay từ đầu: toàn bộ ảnh sự kiện được giao qua một đường link chung để ai cần cũng tự tìm được, còn bộ ảnh trang trọng cho báo cáo thường niên là một hạng mục riêng, có deadline và cách giao riêng theo thoả thuận cụ thể. Tách bạch hai loại nhu cầu này ngay từ báo giá giúp bạn không bị cuốn vào việc xử lý nhiều yêu cầu lắt nhắt phát sinh sau sự kiện.
Càng rõ ràng từ đầu, càng ít phát sinh về sau
Phần lớn rắc rối trong các hợp đồng doanh nghiệp không đến từ chất lượng ảnh, mà từ việc kỳ vọng không được thống nhất rõ ngay từ đầu — ai nhận ảnh, dùng vào việc gì, khi nào có, và ai chịu trách nhiệm thông báo cho nhân viên. Dành thời gian làm rõ những điểm này trước khi ký hợp đồng giúp cả hai bên tránh được không ít rắc rối về sau.
Nếu bạn đang làm việc với khách hàng doanh nghiệp và muốn tìm hiểu cách LibPix phù hợp với sự kiện quy mô công ty, có thể xem thêm tại /event-categories/corporate-events hoặc tham khảo các gói tại /pricing.
