Tiệc tất niên công ty: ảnh trả trước khi mọi người ra về
Tiệc tất niên có một cửa sổ thời gian rất hẹp
Khác với đám cưới hay hội nghị kéo dài cả ngày, tiệc tất niên công ty thường chỉ diễn ra trong một buổi tối vài giờ — ăn uống, văn nghệ, rút số trúng thưởng, rồi mọi người ra về. Sau buổi tiệc, nhân viên trở lại nhịp sống bình thường và hiếm khi chủ động quay lại hỏi phòng hành chính hay ban tổ chức về ảnh. Nếu ảnh không được trả trong hoặc ngay sau buổi tiệc, khả năng cao là phần lớn nhân viên sẽ không bao giờ xem lại chúng.
Vì sao cách làm truyền thống thường chậm
Theo cách làm phổ biến trước đây, thợ ảnh hoặc nhân viên truyền thông chụp cả buổi tối, về nhà chọn lọc, chỉnh sửa, rồi vài ngày sau mới gửi một album chung qua email hoặc nhóm chat công ty. Lúc đó, không khí buổi tiệc đã qua, nhiều người đã quên mất mình có chụp ảnh, và tỷ lệ người thực sự mở ra xem thường thấp hơn nhiều so với lúc cảm xúc còn tươi mới ngay trong và sau buổi tiệc.
Cách rút ngắn khoảng cách: trả ảnh ngay trong lúc tiệc
Với LibPix, thợ ảnh tải ảnh lên liên tục trong suốt buổi tiệc — không cần chờ tới khi chương trình kết thúc. Ảnh được xử lý và index gần như ngay lập tức, nên nhân viên có thể lấy điện thoại ra, chụp một tấm selfie, và xem ngay những ảnh có mặt mình đã được chụp từ đầu buổi tới hiện tại. Nhiều người sẽ làm việc này ngay trong lúc đang ngồi ở bàn tiệc, lúc không khí vui vẻ còn đang diễn ra.
Thông báo đường link đúng thời điểm trong chương trình
Thời điểm thông báo đường link hoặc mã QR nên được tính toán trong kịch bản chương trình, không phải để tới cuối buổi mới nhắc qua loa một câu. Một thời điểm hợp lý là ngay sau phần khai mạc hoặc giữa buổi, khi MC có thể dành một đoạn ngắn hướng dẫn cách quét mã tìm ảnh, sau đó nhắc lại một lần nữa gần cuối chương trình cho những ai chưa kịp thử. Có thể tham khảo thêm bài QR code sự kiện nên dán ở đâu để khách thật sự quét để chọn vị trí đặt mã QR phù hợp với không gian tổ chức tiệc, dù là tại văn phòng hay nhà hàng, trung tâm hội nghị.
Ảnh trong tiệc tất niên có đặc điểm riêng
Tiệc tất niên thường có ánh sáng phòng tiệc không quá sáng, đôi khi còn có đèn màu trang trí hoặc hiệu ứng ánh sáng cho phần văn nghệ — điều kiện tương tự với các sự kiện tiệc tối khác. Ngoài ra, nhân viên thường di chuyển qua nhiều bàn để chụp ảnh cùng đồng nghiệp ở các phòng ban khác, nên một tấm ảnh có thể có rất nhiều khuôn mặt cùng lúc. Bố trí thợ ảnh chụp cả góc toàn cảnh và cận cảnh từng bàn giúp tăng khả năng mỗi nhân viên xuất hiện rõ nét trong ít nhất một vài khung hình.
Ảnh có dấu ấn công ty cho nhân viên chia sẻ lên mạng xã hội
Với các gói có brand frame, ảnh nhân viên tải về có thể mang khung hoặc logo công ty — phù hợp khi nhân viên muốn đăng ảnh tiệc lên trang cá nhân, góp phần lan toả hình ảnh văn hoá công ty một cách tự nhiên, không cần ban truyền thông phải tự đăng bài riêng. Đây cũng là một hình thức truyền thông nội bộ nhẹ nhàng mà không đòi hỏi công ty phải chuẩn bị thêm nội dung.
Trường hợp tổ chức tất niên theo nhiều phòng ban hoặc khu vực
Với công ty quy mô lớn, tất niên có thể tổ chức riêng theo từng chi nhánh hoặc phòng ban vào các buổi khác nhau. Mỗi buổi tất niên nên có đường link và mã QR riêng của mình, giúp dễ quản lý số ảnh và tránh nhầm lẫn giữa các buổi, dù tất cả đều có thể quản lý chung dưới một tài khoản thuê bao. Có thể xem thêm bài team building: ảnh nhiều nhóm, nhiều địa điểm, một đường link để tham khảo cách tổ chức khi công ty có nhiều hoạt động diễn ra song song.
Một tình huống thực tế: tất niên có chương trình rút thưởng
Hình dung một buổi tất niên có phần rút số trúng thưởng ở cuối chương trình — khoảnh khắc nhân viên vui mừng khi tên mình được xướng lên luôn là một trong những ảnh được tìm xem nhiều nhất sau đó. Nếu đường link tìm ảnh đã được giới thiệu từ đầu buổi và ảnh được tải liên tục, nhân viên trúng thưởng có thể mở điện thoại ngay tại bàn, tìm thấy đúng khoảnh khắc đó chỉ vài phút sau khi nó diễn ra — một trải nghiệm trọn vẹn hơn nhiều so với việc phải chờ vài ngày sau khi cảm xúc đã nguội.
Giữ lại ảnh để dùng cho nội bộ
Ngoài mục đích cho nhân viên lưu giữ cá nhân, ảnh tất niên còn là tư liệu hữu ích cho các bản tin nội bộ hoặc giới thiệu văn hoá công ty vào năm sau. Việc ảnh vẫn được lưu giữ sau khi sự kiện kết thúc giúp ban truyền thông dễ dàng quay lại tìm ảnh phù hợp khi cần, không phải lục lại ổ cứng cá nhân của người chụp.
Một buổi tiệc ngắn, một cơ hội duy nhất để trả ảnh đúng lúc
Tiệc tất niên không có cơ hội thứ hai để tạo lại không khí buổi tối đó. Trả ảnh kịp lúc, ngay trong hoặc ngay sau buổi tiệc, là cách đơn giản nhưng hiệu quả để nhân viên thực sự quay lại xem và giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ của năm.
Nếu công ty bạn đang chuẩn bị cho buổi tất niên sắp tới, có thể thử trước qua bản demo sự kiện mẫu hoặc xem các gói phù hợp tại /dat-su-kien.
